|
System Dyrygent-timesheet.pl składa się z następujących modułów:
Portal Czynności - Ewidencja czasu pracy (ang. Timesheet, Billing ) - Moduł pracownika
- Rejestracja czasu pracy z podziałem na klienta i sprawę
- Opis czynności o dowolnej lub określonej ilości znaków
- Informacja w jakim języku wykonać wpis
- Słowniki standardowych czynności i zwrotów w kilku językach
- Kontrola poprawności wprowadzonego czasu pracy według założeń Kancelarii
- Kontrola kolizji wpisów wykonywanych w czasie dnia / Brak kontroli kolizji (do wyboru)
- Blokada wpisów z datą późniejszą niż 24/48 godzin / Brak blokady wpisów
- Wyszukiwanie czynności wykonywanych w poprzednich okresach dla różnych klientów
- Podgląd ilości wypracowanych godzin we wskazanym okresie
- Ewidencjonowanie kosztów dodatkowych związanych z czynnością
Portal Administracja - Zarządzanie czasem pracy (ang. Timesheet, Billing)
System przechowuje wpisy z rozbiciem na ich część wewnętrzną (wpisaną przez pracownika) i część zewnętrzną (opracowywaną przez wspólników i osoby administrujące, widoczną na zestawieniach klienta). Dlatego też raport, który dostaje klient, może się nieznacznie różnić od tego, co wpisuje wykonawca czynności. W związku z tym macie Państwo kontrolę nad treścią raportów przygotowywanych dla klienta.
System umożliwia automatyczne rozliczanie spraw prowadzonych dla klientów w dowolnym schemacie:
- rozliczanych za godziny (timesheet, billing)
- rozliczanych za godziny z progami (timesheet progowy, billing progowy)
- ryczałt za sprawę
- ryczałt progowy (przekroczenie progu powoduje przejście na stawki timesheet'owe)
- sprawa na wynik płatna w momencie wykonania pierwszej czynności
- sprawa na wynik płatna w momencie zakończenia sprawy
DYRYGENT refakturuje i ewidencjonuje koszty z określonymi różnymi stawkami VAT.
Funkcjonalność modułu:
- Podział czynności na część zewnętrzną (widoczną dla klienta) i wewnętrzną (widoczną dla pracownika)
- Blokada edycji czynności dla pracowników
- Określanie stawek klienta w dowolnej walucie
- Przeglądanie i edycja czynności wpisanych przez pracowników
- Grupowanie czynności według pracownika lub klienta
- Filtrowanie informacji wyświetlanych na ekranie lub raporcie dla następujących danych: część czynności (wewnętrzna, zewnętrzna), koszty dodatkowe, stawki, wykonawcy, czas pracy
- Wyszukiwanie danych według następujących kryteriów: data początkowa, data końcowa, klient, sprawa, rodzaj czynności, pracownik, status widoczności dla klienta, status sprzedaży, stan rozliczenia, status blokady, słowa kluczowe
- Wybór waluty, w której drukowany jest raport
Portal Administracja - Sprzedaż - Wystawianie faktur i innych dokumentów
- Możliwość wystawienia następujących dokumentów: faktura VAT, faktura korygująca, nota korygująca, nota księgowa obciążeniowa, pro-forma
- Refakturowanie kosztów dodatkowych i automatyczne generowanie raportów refakturowania
- Szczegółowe lub ogólne raporty wykonanych czynności, generowane automatycznie do dokumentów sprzedaży
- Kontrola płatności wykonywanych przez klientów, ewidencja przelewów bankowych, automatyczne generowanie wezwań do zapłaty i etykiet adresowych
- Automatyczne wyliczanie kwot za usługi prawne podłączone do faktury w dowolnym schemacie (stawki godzinowe stałe i zmienne, wielowariantowe sposoby ryczałtowania)
- Drukowanie duplikatów dokumentów księgowych
- Filtrowanie informacji widocznych na ekranie według następujących kryteriów: termin, klient, rodzaj dokumentu, status rozliczenia, numer dokumentu
Portal Administracja - Koszty Dodatkowe
- Ewidencjonowanie kosztów dodatkowych
- Obsługa różnych stawek VAT
- Obsługa różnych walut
- Wskazania na dokumenty, z którymi zostały refakturowane
- Raportowanie kosztów dodatkowych do formatu PDF
- Filtrowanie informacji widocznych na ekranie według następujących kryteriów: termin, klient, sprawa, status rozliczenia, słowo kluczowe
Portal Administracja - Klienci i użytkownicy (STAWKI)
- Definiowanie stawek z podziałem na klienta, sprawę lub pracownika/grupę pracowników
- Stawki wewnętrzne i zewnętrzne dla każdej definicji stawek
- Zasada poziomowej definicji stawek (jeśli stawka nie jest określona w sprawie, sprawdzana jest przez system w bazie danych o kliencie; jeśli i tu brak określenia, przeszukiwane są dane modułu opisu poszczególnego pracownika)
- Obsługa różnych walut
- Dwa progi i trzy poziomy stawek przy definicji timesheet progowy (billing progowy)
- Dowolne definiowanie sposobów rozliczeń spraw w obrębie klienta
- Dane teleadresowe klienta
Portal Administracja - Raporty i analizy
- Analiza czasu pracy poszczególnych pracowników z podziałem na klientów i ich sprawy. Możliwość określenia procentowego udziału godzin klienta w godzinach pracownika, procentowego udziału godzin w godzinach kancelarii oraz ilościowego udziału godzin w stosunku do pracownika
- Analiza czasu pracy klientów kancelarii w rozbiciu na poszczególnych pracowników. Określa procentowy udział godzin klienta w godzinach kancelarii i ilościowy udział godzin klienta w godzinach Kancelarii
Portal Dokumentów
W pierwszych latach użytkowania komputerów w sieciach dokumenty były zapisywane na dyskach sieciowych. W dobie internetu i dużej ilości danych ta forma zapisu okazała się niewystarczająca. Wychodząc naprzeciwko Państwa potrzebom, wprowadziliśmy System Portalowy służący do publikowania, przechowywania i wyszukiwania dokumentów. System ten umożliwia dekretację dokumentów przychodzących i wychodzących. Wszystkie dokumenty przychodzące są skanowane przy pomocy szybkich skanerów produkcyjnych o wysokiej wydajności (20 stron/minutę). Dokumenty wychodzące są publikowane przy pomocy Systemu Automatycznej Publikacji Dokumentów bezpośrednio podczas przygotowywania ich w edytorach tekstu Word. Opublikowany dokument posiada kilka znaczników takich jak klient, sprawa, data utworzenia, data modyfikacji, właściciel, sygnatura, nazwa pliku czy przedmiot dokumentu, przy pomocy których może być wyszukiwany. Każdy stworzony w Kancelarii plik umieszczany jest w Portalu Dokumentów. Pracownik pracujący na laptopie, który jest poza siecią Kancelarii, ma możliwość archiwizacji dokumentów w Portalu Dokumentów znajdującym się w Kancelarii.
Funkcjonalność modułu:
- Publikowanie dokumentu w dowolnym formacie (doc, pdf, tiff, itp.)
- Pobieranie elektronicznych wersji dokumentu (papierowe oryginały pozostają w archiwum)
- Ochrona przed wirusami i nieautoryzowanym kasowaniem
- Połączenie dokumentu z wykonywaną czynnością
- Archiwizacja dokumentów zapisywanych na lokalnych dyskach twardych
- Dekretacja dokumentów
- Książka korespondencyjna
- Szczegółowe opisywanie treści dokumentu
- Wyszukiwarka dokumentów według zadanych kryteriów
- Szyfrowana transmisja danych SSL
- Wersjonowanie dokumentu
- System dekretacji
- Dokumenty złożone z wielu plików
- Automatyczna Publikacja Dokumentów z edytora tekstu Word
- Mejlowe powiadomienie o nadejściu dokumentu
- Kontrola terminowego wypełniania nagłówków dokumentów
- Archiwizacja wiadomości mejlowych
Portal Kontaktów
- Ewidencja danych teleadresowych klientów Kancelarii
- Podział kontaktów na klient, sprawa
- Wysyłkowa lista adresowa
- Drukowanie etykiet i kopert
- Różne typy adresów przy kontakcie (domowy, korespondencyjny, do faktury)
|
Funkcjonalność
